A sistematização das informações é muito importante para garantir a continuidade do Conselho. O mandato dos conselheiros é temporário e uma boa documentação pode facilitar a transmissão de conhecimentos.

Recomenda-se especial atenção aos seguintes documentos que devem se manter atualizados:

1- Regimento Interno do Conselho;

2- Atas das reuniões ordinárias, com especial atenção às deliberações do Conselho;

3- Relatório das conferências;

4- Plano estratégico do Conselho, com objetivos de curto, médio e longo prazo;

5- Editais para o chamamento de projetos;

6- Documentação dos projetos escolhidos nos editais.