Recomendamos a elaboração de um “plano estratégico ágil”, ou seja, estimulamos a elaboração e revisão do planejamento estratégico em ciclos anuais, gerando versões do plano que são boas o suficiente para orientar e engajar o conselho ao longo do ciclo, e que a cada ano gera versões mais completas que refletem o amadurecimento do conselho nos temas.

Em outras palavras, em um processo de planejamento ágil, completar a primeira versão no prazo determinado é mais importante que fazê-lo 100% correto. O engajamento do GT tem maior valor do que a busca pela perfeição.

Essa metodologia é especialmente útil nos processos de transformação e onde os conselhos não se encontram em um estágio de maturidade plena, onde muitos stakeholders precisam contribuir com seus pontos de vista antes de se chegar a um consenso.

As melhores práticas recomendam a utilização de ferramentas muito simples para a documentação e acompanhamento da evolução das ações propostas no plano estratégico.

De uma maneira simplificada, o plano estratégico deve responder a três perguntas principais:

1- Qual o estágio atual das iniciativas relacionadas com o eixo temático (diagnóstico do estágio atual)?
2- Qual é a ambição, em termos de impacto, do Conselho?
3- Como se pretende conseguir o impacto desejado?

A ferramenta 5W2H, por sua simplicidade, tem sido muito utilizada para a elaboração de planos de ação, planejamento estratégico, gestão de programas e projetos e outras disciplinas de gestão. Sua origem é atribuída a diversos autores, que remontam até Aristóteles.

De uma maneira muito simplificada, deve-se ter domínio do diagnóstico do eixo temático e na sequência responder a um conjunto de sete perguntas para cada ação proposta:

1- O que está sendo proposto e quais são os impactos pretendidos com o conjunto de ações proposto? É a pergunta mais simples. Deve ser respondida com qual é o foco do eixo estratégico e aonde se deseja chegar

com as iniciativas orientas ao eixo temático. É uma resposta breve, para que sejam conhecidos os objetivos e as metas propostas.

2- Por quê? Quais são os benefícios pretendidos com as iniciativas. Deve-se apresentar com clareza os motivos pelos quais o eixo temático foi considerado prioritário e estratégico. Deve-se descrever o impacto que as intervenções trarão para a qualidade de vida e proteção dos direitos da pessoa idosa.

3- Onde? Definição das áreas de impacto das iniciativas.

4- Quando? Em que período isso irá ocorrer, data de início e fim. As melhores práticas recomendam a elaboração de um cronograma físico- financeiro que será muito útil para o acompanhamento das iniciativas.

5- Como? Esta é a pergunta mais importante e que define todo a jornada que será perseguida pelo conselho. Serão definidas a natureza das ações propostas pelo conselho e que deverão ter coerência com os editais de chamamento de projetos. Todas as medidas que serão tomadas, devem constar nessa etapa.

6- Quanto irá custar? Para cada eixo estratégico deve-se definir o orçamento disponível para as ações, para que assim, seja possível tornar os objetivos possíveis, além de uma margem para possíveis imprevistos.

7- Quem executará as ações propostas no plano de ação?

O formato do plano estratégico é livre e pode variar desde um texto corrido com as informações acima até uma planilha onde cada coluna traz as respostas para as perguntas propostas pela metodologia 5W2H.